Foire aux questions administratives

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Foire aux questions administratives

Retrouvez dans cette page le réponses à vos questions administratives et financières relatives à la formation.

 

Foire aux questions stagiaires

Je suis convoqué(e) à un stage, à quelle adresse est envoyée ma convocation ?

Votre convocation est transmise à votre supérieur hiérarchique via son secrétariat.  Aucune convocation ne peut vous être adressée sur votre boite mail professionnelle directement par l'EAFC.

Une notification vous est adressée dans votre boite mail pour vous signaler l'envoi de cette convocation.

 

Je veux déclarer mon absence à une session de formation

Si vous ne pouvez assister à une session de formation à laquelle vous êtes convoqué, vous devez déclarer votre absence depuis votre espace stagiaire SOFIA-FMO accessible via le portail ARENA. De fait, les déclarations d’absence envoyées par mail ne sont plus prises en compte.

Vous pouvez déclarer votre absence dès que possible et jusqu’à 7 jours après la session de formation. Passé ce délai, votre absence est automatiquement enregistrée sans justification. Voici le tutoriel pour vous accompagner dans cette démarche.

Pensez à informer également votre supérieur hiérarchique. Il reçoit un récapitulatif mensuel des absences transmis à postériori par SOFIA-FMO.

 

Je suis convoqué(e) sur deux stages différents au même moment

Vous devez alors faire un choix et ensuite déclarer votre absence dans votre espace stagiaire SOFIA FMO.

 

Je suis stagiaire, je ne peux pas venir à une session de formation, puis-je donner mon ordre de mission à un(e) collègue ?

Un  ordre de mission est nominatif et ne doit en aucun cas être échangé ou modifié. Il contient des informations personnelles et privées propres à chaque agent, avec des répercussions sur le suivi professionnel. La modification de ces éléments aura pour seul effet, de vous pénaliser, vous et la personne destinataire de la convocation : vous serez noté absent, et aucun remboursement ne pourra lui être accordé.

 

Puis-je changer de groupe ou me rajouter sur une autre date de stage ?

Il n'est pas possible de demander des modifications de groupes.

 

Je suis convoqué(e) à une formation, que dois-je faire pour être remboursé(e) ?

Vous devez renvoyer votre ordre de mission dûment complété et signé uniquement par voie postale à l'adresse indiquée au bas de votre convocation avec les justificatifs (titres de transports, facture d'hôtel.) dans les 15 jours qui suivent la formation. Aucun justificatif n'est à produire s'agissant des remboursements de frais de repas. Cependant, toute case non cochée signifie que vous n'en demandez pas la prise en charge. La prise en compte de votre frais est dépendant de la preuve de votre présence qui sera possible uniquement grâce à votre signature sur la feuille d'émargement restituée par le formateur. 

 

J'ai oublié d'émarger, que dois-je faire pour signaler ma présence à une formation ?

Vous devez contacter le responsable de la formation afin qu'il atteste de votre présence auprès des services de l'EAFC.

 

J'ai assisté à une formation et je n'ai pas encore été remboursé(e)

Si votre stage s’est déroulé dans la même commune (ou limitrophe) soit de votre résidence administrative soit de votre résidence personnelle, vous ne pouvez prétendre aux remboursements trajet et repas.

Sinon, contacter par courriel la gestionnaire qui vous a adressé la convocation en rappelant le N° de dispositif + module + date de session.

 

Les frais de transport sont-ils calculés au départ de la résidence administrative ou de la résidence familiale ?

L’administration se réserve le droit de prendre en compte pour le calcul des frais de déplacement celle qui est la plus économique pour elle, sur la base du tarif Sncf 2eme classe. Aucun remboursement n’est effectué si le lieu du stage se situe dans la même agglomération ou commune limitrophe.

 

Je constate que mes frais de restauration ne m'ont pas été remboursés, quelle peut être la raison ?

Soit vous n'avez pas coché la case dédiée à cet effet sur l'état de frais.

Soit vous ne remplissez pas les conditions requises. Par exemple aucun remboursement  n'est effectué lorsque l'action de formation s'effectue dans la même commune (ou commune limitrophe) que celle de votre résidence administrative ou personnelle.

 

Les dépenses de péage d'autoroute sont-elles remboursées ?

Non, les remboursements sont effectués sur la base du tarif dit SNCF 2ème classe.

 

Les dépenses de stationnement (horodateur, parking) sont-elles remboursées ?

Non, les remboursements sont effectués sur la base du tarif dit SNCF 2ème classe sans prise en compte de frais de stationnement.

 

Foire aux questions formateurs

J'interviens en tant que formateur, à quelle adresse est envoyée ma convocation ?

Votre convocation est transmise à votre supérieur hiérarchique via son secrétariat.  Aucune convocation ne peut vous être adressée sur votre boite mail professionnelle directement par la DAFPEN.

Une notification vous est adressée dans votre boite mail pour vous signaler l'envoi de cette convocation.

 

Je ne peux pas animer le stage, que dois-je faire ?

Vous devez prévenir le plus rapidement possible l'ingénieur de formation responsable de votre action de formation. En complément, vous déclarez votre absence dans votre espace intervenant SOFIA-FMO.

 

J'anime une formation en présentiel, que dois-je faire pour être remboursé(e) de mes frais de déplacement ?

Vous devez renvoyer votre ordre de mission dûment complété et signé par voie postale à l'adresse indiquée au bas de votre convocation avec les justificatifs (titres de transports, tickets d'autoroute) dans les 15 jours qui suivent la formation. Aucun justificatif n'est à produire s'agissant des remboursements de frais de repas. Si déplacement en voiture, vous devrez fournir la copie de votre carte grise et de votre attestation d’assurance lors de votre première demande de remboursement de l’année scolaire en cours.

 

Les frais de transport sont-ils calculés au départ de la résidence administrative ou de la résidence familiale ?

L’administration se réserve le droit de prendre en compte pour le calcul des frais de déplacement celle qui est la plus économique pour elle. Aucun remboursement n’est effectué si le lieu du stage se situe dans la même agglomération ou commune limitrophe.

 

J'ai oublié d'émarger, que dois je faire pour confirmer ma présence à la formation que j'ai animée ?

En cas de co-animation, contactez l'autre intervenant afin qu'il établisse une attestation de votre présence et la transmette à l'EAFC

Si vous êtes intervenu seul au sein d'un EPLE, contactez le chef d'établissement afin qu'il établisse une attestation de votre présence et la transmette à l'EAFC.

 

Pourquoi mes frais de restauration ne m'ont pas été remboursés ?

Soit vous n'avez pas coché la case dédiée à cet effet sur l'état de frais. Une attention particulière doit être portée au renseignement des rubriques de l’état de frais afin que votre dossier puisse être instruit avec toutes les informations utiles.

Soit vous ne remplissez pas les conditions requises. Par exemple aucun remboursement  n'est effectué lorsque l'action de formation s'effectue dans la même commune que celle de votre résidence administrative ou personnelle.

 

J'ai animé une formation et je n'ai pas été remboursé(e), que puis-je faire ?

Pour votre parfaite information; si votre stage s’est déroulé dans la même commune (ou limitrophe) soit de votre résidence administrative soit de votre résidence personnelle, vous ne pouvez prétendre aux remboursements trajet et repas.

Afin de traiter les états de frais, les gestionnaires doivent avoir reçu la liste d'émargement. 

Une fois ces éléments vérifiés, vous pouvez contacter par courriel le gestionnaire en charge du stage, en précisant les références du dispositif,du module et la date de la session pour comprendre la situation.