Comprendre les phases de mise en oeuvre administrative d'une formation

Le formateur intervient à quatre niveaux d’une action de formation : Il prépare, il met en oeuvre ses formations, il accompagne les stagiaires et il évalue ses actions de formation (conformément au référentiel du formateur, BOEN du 23/07/2015). Le respect des démarches administratives lors de ces différentes étapes conditionne la bonne mise en oeuvre d'une formation. 

 

Les missions administratives du formateur

 

Vous intervenez seul ou à plusieurs pour des formations d’initiative locale (FIL), des formations de bassin, ou des formations inscrites au plan académique de formation (PAF). En cas de co-animation, un seul intervenant est identifié comme le responsable administratif et pédagogique de cette formation. A ce titre il est l’interlocuteur privilégié auprès de la DAFPEN, il porte alors la responsabilité des échanges administratifs.

 

Vos interlocuteurs à la DAFPEN

Lors de la mise en oeuvre d'une formation vous êtes amené à échanger avec deux interlocuteurs DAFPEN : un chargé d'ingénierie formation et un gestionnaire. Ces deux interlocuteurs ont chacun un rôle bien défini dans le processus de mise en oeuvre de votre formation : 

  • Le chargé d’ingénierie de formation DAFPEN est responsable de la mise en oeuvre pédagogique de la formation. 
  • Le gestionnaire DAFPEN est responsable de la mise en oeuvre administrative et financière, son nom est le seul qui figure en haut à gauche de vos convocations.

 

Avant la formation

Dans le cadre d’une FIL ou d’une formation de bassin, vous êtes sollicité par l’ingénieur de formation qui vous transmets le dossier de formation.

  • 1. Dès qu’une date de négociation a été fixée, vous voudrez bien compléter la fiche de négociation et la transmettre par courriel, au chargé d’ingénierie DAFPEN 
  • 2 . Pour mettre en œuvre le stage, après la négociation, , vous voudrez bien transmettre le contrat de formation par courriel au chargé d’ingénierie DAFPEN XXXXXX - XXXXXX@ac-toulouse.fr au plus tard cinq semaines avant le début de la première session.
  • 3 . Vous recevrez ensuite une convocation, une fiche de rétribution et les listes d’émargement.

 

Dans le cadre d’une formation prévue au PAF, il vous appartient de proposer à l’ingénieur de formation un lieu et une date pour cette formation. Vous vous assurez également auprès de l’établissement d’accueil des conditions matérielles du déroulé de la formation (disponibilité des outils numériques ou autres ainsi que la possibilité d’utiliser la restauration scolaire).

 

Il est important de noter que pour tout type de formation, la DAFPEN vous demande de respecter a minima un délai de 5 semaines entre la transmission des informations de dates et de lieux du stage et le début de la formation. Ce délai est nécessaire pour que toutes les opérations de mise en oeuvre de la formation et de communication envers les différentes personnes concernées puissent se dérouler de manière satisfaisante.

 

  • Documents administratifs 

Votre établissement reçoit votre convocation de formateur, votre fiche de rétribution et la feuille d’émargement de la formation. Vous devez imprimer ces 3 documents et vous en munir le jour de la formation.

 

Pendant la formation 

  • Emargement des stagiaires et des intervenants

Pendant la formation, vous êtes responsable de l’émargement des stagiaires, par demi-journée. Tous les intervenants doivent également signer cette feuille. Cette feuille est indispensable pour la prise en charge des frais des stagiaires et des vôtres. 

Les plateformes de formations à distance permettent de générer des rapports de session qui font office de feuille d’émargement.

 

  • Evaluation de la formation

L’analyse réflexive des actions de formation fait partie des activités prévues dans le référentiel du formateur. Vous devez rappeler à chaque stagiaire qu’il dispose sur sa convocation d’un lien lui permettant d’accéder à un questionnaire d’évaluation type en ligne. 

 

Après la formation

  • Transmission à la DAFPEN des documents administratifs complétés

Vous devez, dans les 15 jours suivant la formation, envoyer par courrier les originaux de votre convocation, votre fiche de rétribution et vos éventuels justificatifs de dépense ainsi que la feuille d’émargement (ou rapport de session dans le cas d’une session en distanciel) au gestionnaire DAFPEN. Ces documents originaux sont des pièces comptables, ils ne peuvent de ce fait être envoyés par courriel. Le tableau ci-après clarifie les attendus envers chacune des pièces administratives.

 

Pour quel type de formation ?

Documents administratifs

A qui les renvoyer ?

Sous quel format ?

Quand ?

Formations

du PAF

Convocation du formateur (et justificatifs de frais)

 

Fiche de rétribution du formateur

 

Liste d’émargement signée par les stagiaires et les formateurs ou rapport de connexion dans le cas des formations à distance

gestionnaire DAFPEN


 

originaux par courrier à envoyer à l’adresse suivante : 

 

Rectorat DAFPEN 

CS 87703

31077 Toulouse cedex 



 

Dans les 15 jours qui suivent la formation


 

FIL et formations en bassins






 

Contrat de formation


 

Convocation du formateur (et justificatifs de frais)

 

Fiches de rétribution 

De l’intervention du formateur

 

Liste d’émargement signée par les stagiaires et les formateurs ou rapport de connexion dans le cas des formations à distance

Chargé d’ingénierie 

 

gestionnaire DAFPEN

















 

par voie numérique

 

originaux par courrier à envoyer à l’adresse suivante : 

 

Rectorat DAFPEN 

CS 87703

31077 Toulouse cedex 







 

Dès que la date de négociation est fixée

 

Dans les 15 jours qui suivent la formation










 

 

La transmission de ces documents conditionne la prise en charge des frais et le paiement du formateur. Plus cette transmission est rapide, plus les défraiements et le paiement seront rapides.

 

  • Résultats d’évaluation de la formation

En tant que formateur, vous disposez sur votre convocation d’un lien qui vous permet d’accéder aux avis des stagiaires. L’ingénieur de formation DAFPEN en charge de cette formation analyse également ces résultats. Cela peut initier une base de réflexion et un dialogue entre vous.